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第三节 会计账簿的格式和登记方法
一、日记账的格式和登记方法
日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的账簿。
普通日记账是两栏式日记账，是序时地逐笔登记各项经济业务的账簿，它核算和监督全部经济业务的发生和完成情况，其格式如表5—2所示。
表5-2 普通日记账
200×年 凭证 会计科目 摘 要 借方金额 贷方金额 过账
月 日 字 号
5 l 转 1 材料采购 购入材料 20 000
应交税费 增值税 3 400
应付账款 ××公司 23 400
常见的特种日记账有现金日记账、银行存款日记账和转账日记账。
(一)现金日记账的格式和登记方法
1.现金日记账的格式。现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，其格式有三栏式和多栏式两种。无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。
三栏式现金日记账的格式如表5-3所示。
多栏式现金日记账的格式如表5-4所示。
2.现金日记账的登记方法。
登记人员：出纳人员
依据：现金收付有关的记账凭证(现金收款凭证和有关的银行存款付款凭证、现金付款凭证)
方法：按时间顺序逐日逐笔进行登记，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。
公式：“上日余额+本日收入一本日支出=本日余额”
三栏式现金日记账的具体登记方法如下：
(1)日期栏。
(2)凭证栏。
(3)摘要栏。
(4)对方科目栏。
(5)收入、支出栏。
每日终了，应分别计算现金收入和付出的合计数，结出余额，同时将余额与出纳员的库存现金核对，即通常说的“日清”。如账款不符应查明原因，并记录备案。月终同样要计算现金收、付和结存的合计数，通常称为“月结”。
在实际工作中，如果要设多栏式现金日记账，一般常把现金收入业务和支出业务分设“现金收入日记账”和“现金支出日记账”两本账。
(二)银行存款日记账的格式和登记方法
银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。
登记人员：出纳人员
依据：银行存款收付业务有关的记账凭证(银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证、银行存款付款凭证)
方法：按时间先后顺序逐日逐笔进行登记，每日结出存款余额。
1.银行存款日记账的格式。
既可以采用三栏式，也可以采用多栏式。多栏式也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。
银行存款日记账的具体格式如表5—7所示。
2.银行存款日记账的登记方法。
银行存款日记账的登记方法也与现金日记账的登记方法基本相同。
每日终了，应分别计算银行存款的收入和支出的合计数，结算出余额，做到日清;月终应计算出银行存款全月收入、支出的合计数，做到月结。
二、总分类账的格式和登记方法
(一)总分类账的格式
总分类账简称总账，它是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。
总分类账最常用的格式为三栏式，设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目，如表5-8所示。
(二)总分类账的登记分法
总分类账可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。
三、明细分类账的格式和登记方法
(一)明细分类账的格式
其格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式(或称平行式)等多种。
1.三栏式明细分类账。
三栏式明细账适用于只进行金额核算的账户，如应收账款、应付账款、应交税费等账户。三栏式明细分类账的格式如表5-9所示。
2.多栏式明细分类账。
多栏式明细分类账适用于成本费用类科目的明细核算。
多栏式明细账的格式如表5-l0、表5-11所示。
3.数量金额式明细分类账。
该明细账适用于既要
要进行金额核算又要进行数量核算的账户，其格式如表5—12所示。
4.横线登记式明细分类账。
横线登记式明细分类账是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。
这种明细账实际上也是一种多栏式明细账，适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务，其格式如表5-l3所示。
(二)明细分类账的登记方法
依据：一是根据原始凭证登记明细账;二是根据汇总原始凭证登记明细分类账;三是根据记账凭证登记明细分类账。
方法：逐日逐笔或定期汇总登记。
固定资产、债权?债务等明细账应逐日逐笔登记;库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。
3.总分类账户和明细分类账户的平行登记
总分类账户本期借方(贷方)发生额=所属明细分类账户的本期借方(贷方)发生额之和
总分类账户本期借方(贷方)余额=所属明细分类账户的本期借方(贷方)余额之和
【例5-1】九华公司20×9年12月份“原材料”和“应付账款”账户及所属明细分类账户的期初余额如下：
1.“原材料”总账余额30 000元
其中：甲材料数量5 000千克，单价4元，计20 000元
乙材料数量2 000千克，单价5元，计10 000元。
2.“应付账款”总账余额50 000元
其中：兴隆公司 30 000元
昌和公司 20 000元。
九华公司l2月份发生下列经济业务：
1.以银行存款20 000元归还前欠兴隆公司货款10 000元，归还昌和公司货款10 000元。
2.兴隆公司购买甲材料2 000千克，单价4元，计8 000元，材料已验收入库，货款尚未支付。
3.从昌和公司购买甲材料4 000千克，单价4元，计16 000元，同时购买乙材料6 000千克，单价5元，计30 000元，货款尚未支付。
4.生产产品领用一批材料，其领用数量如下：
甲材料8 000千克，单价4元，计32 000元。
乙材料5 000千克，单价5元，计25 000元。
5.以存款30 000元分别支付给兴隆公司、昌和公司货款各15 000元。
平行登记的步骤如下：
第一步，将上述经济业务编制会计分录：
1.借：应付账款——兴隆公司 10 000
——昌和公司 10 000
贷：银行存款 20 000
2.借：原材料——甲材料 8 000
贷：应付账款——兴隆公司 8 000
3.借：原材料——甲材料 16 000
——乙材料 30 000
贷：应付账款——昌和公司 46 000
4.借：生产成本 57 000
贷：原材料——甲材料 32 000
——乙材料 25 000
5.借：应付账款——兴隆公司 15 000
——昌和公司 15 000
贷：银行存款 30 000
第二步，进行平行登记：
1.“原材料”总分类账户与明细分类账户的平行登记
“原材料”总分类账户与所属明细账户平行登记的结果。
2.“应付账款”总分类账户与明细分类账户的平行登记
“应付账款”总账与所属的明细账平行登记结果如表5-l7、表5-18、表5-l9所示。
第三步：根据平行登记的结果，编制“原材料”和“应付账款”本期发生额及余额对照表。
三、会计账簿的登记规则
1.登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
2.登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。
3.账簿书写的文字和数字上面要留有适当空格，
不要写满格，一般应占格距的1/2。
4.登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。
5.下列情况，可以使用红色墨水记账：
(1)按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录;
(2)在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;
(3)在三栏式账户余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;
(4)根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
6.各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。
如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。
7.凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。
现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
8.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。
对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数;对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当自年初起至本页末止的累计数;对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的额结转次页。
例(判断)：账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空间，不要写满格，一般应占格距的l/3。( )
『正确答案』×