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第四节 会计凭证的传递与保管
一、会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。会计凭证的传递是会计制度的一个重要组成部分，应当在会计制度中作出明确的规定。
在制定会计凭证传递程序和方法时，应当注意考虑下列三个问题：
1.要根据经济业务的特点，企业内部机构的设置和人员分工的情况，以及经营管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必要环节，做到既要使各有关部门和人员能利用凭证了解经济业务情况，并按照规定手续进行处理和审核，又要避免凭证传递通过不必要的环节，影响传递速度。
2.要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续(如计量、检验、审核、登记等)的需要，确定凭证在各个环节停留的时间，保证业务手续的完成。但又要防止不必要的耽搁，从而使会计凭证以最快的速度传递，以充分发挥它及时传递经济信息的作用。
3.建立凭证交接的签收制度。
二、会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。
(一)会计凭证的日常保管
主要要求是：
1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。
从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
2.会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。会计凭证封面的格式如图所示。
3.会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。
原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
4.原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。
5.严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。
(二)会计凭证的归档
保管人员应当按照会计档案管理的要求，对装订成册的会计凭证按年分月顺序排列，以便查阅。
作为会计档案，会计凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准可以复制。向外单位提供的会计凭证复制件，应在备查簿中登记，由提供人和收取人共同签章。
(三)会计凭证的保管和销毁
会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格遵循《会计档案管理办法》的规定。未满保管期限的会计凭证不得任意销毁。
会计凭证保管期满后，必须按照规定的审批手续，报经批准后才能销毁。但销毁前要填制“会计档案销毁目录”，交档案部门编入会计档案销毁清册。批准销毁后要进行监销，并取得销毁过程中有关人员的签字盖章。